Как писать справки?

Felomena:

Основная цель справки с места работы mdash; подтвердить наличие или отсутствие определенного факта. К ним относится: что он(она) действительно работает в этой организации, что работает в какой должности, так же подтверждение стажа или размера заработной платы.

Справки с места работы могут быть затребованы органами государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними организациями для подтверждения других фактов.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3-х дней со дня подачи этого заявления выдать работнику справки о заработной плате, о периоде работы у работодателя, а также и другие сведения которые может предоставить работодатель. При этом не имеет никакого значения, для каких целей работником истребуется справка.

Объем содержащихся в справке с места работы сведений зависит от того куда она предоставляется. Поэтому секретарю или инспектору в отделе кадров следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

К оформлению справок с места работы осуществляется ряд требований.

Как правило, справка оформляется на бланке-шаблоне (трафаретном бланке). На практике используются два подхода к его составлению. При первом адресат (кому предназначена справка) указывается в конце текста и выражается в формулировке laquo;Выдана для представления в ______raquo; «при втором mdash; он выносится в правый верхний угол справки.

Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться полностью: наименование организации; место нахождения (адрес) организации и структурного подразделения, в котором работает работник; номера телефонов и факса, а также сведения об иных формах связи, банковские реквизиты, ИНН организации.»

Сведения в справку о должности (профессии), структурном подразделении, отпусках, периодах работы в организации вносятся на основании данных личной карточки, приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу и других приказов по кадрам (личному составу). В справке о трудовом стаже указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах.

Оформляя справку о заработной плате, необходимо выяснить у работника, в каком объеме необходима информация. Если адресата, для которого оформляется справка, интересует только оклад, то в ней указывается размер оклада; при этом не указываются данные об иных составляющих заработной платы. Если же интересует размер месячной заработной платы mdash; указывается общий размер (оклад (тарифная ставка) и выплаты компенсационного и стимулирующего характера) согласно штатному расписанию. Если справка готовится для представления в государственные органы (для расчета размера различного рода пособий), в суд (для определения сумм, причитающихся работнику), указывается средняя заработная плата. В отдельных случаях может потребоваться указание заработной платы за каждый месяц в течение предшествующего составлению справки года. Источниками информации о заработной плате являются штатное расписание, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы, расчетные листки.

При оформлении справок, подтверждающих, что работник не использует отдельные виды отпусков, льготы и преимущества, источниками информации являются те же личные дела работников, а также график отпусков и иная документация по кадрам.

Справка с места работы должна быть заверена надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. По общему правилу справка с места работы подписывается руководителем организации. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами организации (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано заместителю руководителя организации по персоналу на основании приказа о распределении обязанностей). Если в справке указывается размер заработной платы работника, обязательным является проставление подписи главного бухгалтера.

Справка с места работы заверяется печатью организации.