Как правильно подшивать документы?

gjuli:

Документов в любой организации накапливается всегда много. Чтобы легко в них разбираться и оперативно находить понадобившуюся информацию, документы после исполнения подшивать в дела.

Как же правильно подшивать документы?

Чтобы правильно подшивать документы, необходимо руководствоваться инструкцией по делопроизводству учреждения или организации. «

Дела формируют и хранят в тех структурных подразделениях, где они были созданы.

В небольших организациях «дела формирует и соответственно «хранит секретарь.

Формирование дела начинают с начала года. На каждое дело должна быть заведена папка: папка-регистратор или «папка-скоросшиватель.

На обложке дела пишется название организации. Затем указывается структурное подразделение.

Внизу обложки указывают срок хранения.

В дело подшиваются только те документы, которые предусматриваются номенклатурой.

Перед тем, как подшивать документ в дело, то необходимо проверить его исполнение.

Затем проверяется правильность оформления документов.

Документы включают в дело в одном экземпляре. Толщина дела не более 30-40 мм, не более 250 листов. Если документ будет «больше, то дело нужно разделить на два или более томов.