Как составить протокол совещания?

Протокол совещания это документ, который подтверждает проведение совещания, тему дебатов, количество участников и завершается резолюцией.

Обычно протокол ведет секретарь или просто человек, кому это поручают. Сейчас достаточно часто вместо секретаря используют магнитофон, а потом делают с него письменный вариант документа.

Форма протокола выглядит примерно таким образом.

После слова протокол совещания, обозначается статус присутствующих на нем лиц (начальников отделов, директоров компаний, руководителей отделений банков и т.д.), место проведения совещания и дата его проведения.

При необходимости указывается тема совещания.

После этого идет раздел «Слушали». В нем по порядку выступления указывается фамилия и если необходимо, должность выступающего и примерное содержание его выступления.

Если происходят прения, то указывается на чье выступление делается ответ.

В завершении идет раздел «Постановили».

В нем указывается на решение, которое было принято в результате совещания, или указания кому и что поручается.

Если совещание имеет важный характер, то иногда требуется, чтобы под протоколом были проставлены подписи всех его участников. Прри этом, каждый участник такого совещания получает на руки персональную копию протокола совещания, как юридический документ.

В последствии протоколы совещаний должны храниться в архиве на случай юридических споров.